چهارشنبه ۲۲ آبان ۱۳۹۸
يکشنبه ۱۴ اردیبهشت ۱۳۹۳ 2304 0 14

آیا فرآیندهای کسب و کار شما بدون نقص است یا نیاز به بهبود دارد؟ در فضای کسب و کار همیشه در حال تغییر، هیچ چیز برای مدت زمانی طولانی کامل و مناسب باقی نمی ماند.

ابزاری ساده برای حل مساله

آیا فرآیندهای کسب و کار شما بدون نقص است یا نیاز به بهبود دارد؟ در فضای کسب و کار همیشه در حال تغییر، هیچ چیز برای مدت زمانی طولانی کامل و مناسب باقی نمی ماند. برای پیشی گرفتن از رقبا، شما نیاز دارید تا به طور مستمر فرآیندهای خود را بهبود دهید به طوری که خدمات شما اثربخش و مشتریان راضی بمانند. در این نوشتار ابزار مدل FOCUS به عنوان ابزاری برای بهبود مستمر فرآیند معرفی خواهد شد.
 
معرفی ابزار
ابزار مدل FOCUS رویکردی ساختار یافته به مفهوم مدیریت جامع کیفیت(TQM) است. یکی از دلایل مفید بودن این ابزار، داشتن رویکرد تیمی برای حل مسائل بین فرآیندها است. ضمن اینکه این ابزار به جای تکیه بر نظر شخصی افراد بر نظرات مبتنی بر اطلاعات واقعی متکی است.
 
برای استفاده از این ابزار گام های زیر را بردارید:
گام اول مشکل را پیدا کنید.(Find)
اولین گام برای شناسایی نقاط بهبود فرآیند است. معمولا نقاط بهبود فرآیند با استفاده از قانون پارتو قابل استخراج است. طبق این قانون ۸۰ درصد مسائل سازمانی از ۲۰ درصد مشکلات اصلی سازمان حادث می شوند. دقیقا به همین دلیل است که شناسایی مشکلات ریشه ای سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند حل یک مشکل ریشه ای می تواند تاثیر قابل توجهی بر کسب وکار شما بگذارد.
 
شناسایی مشکلات براساس مثال مشهور مانند برداشت محصول سیب از یک درخت است. همیشه برداشت سیب از روی زمین و شاخه های پایین تر درخت آسان تر است. اما هرچقدر میزان سیب بیشتری جمع آوری کنید برداشت سیب های باقی مانده دشوارتر است و در نهایت سیب های باقی مانده دور از دسترس هستند و برای برداشت آنها نیاز به نردبان خواهید داشت.
 
برای شروع استفاده از این ابزار ابتدا از یک مساله ساده شروع کنید. سپس هنگامی که اعتماد به نفس بیشتری به دست آوردید به مسائل پیچیده تر توجه کنید. اگر مساله برای شما به طور کامل شفاف نشده است می توانید از سوالات زیر استفاده کنید:
• مشتریان در چه مواردی بهبودی از ما می خواهند؟
• چگونه می توانیم کیفیت را بهبود دهیم؟
• کدام یک از فرآیندها اثربخش نیستند؟
• در مقایسه با رقبا چه نقاط بهبودی در کسب وکار ما وجود دارد؟
• اتفاقات احتمالی که می تواند موجب بروز مشکلاتی در کسب و کار شوند، کدامند؟
شما می توانید پس از فهرست کردن تمامی مسائل و مشکلات استخراج شده، نسبت به رتبه بندی و اولویت بندی آن اقدام کنید.
 
گام دوم یک تیم حل مساله سازماندهی کنید (Organize)
گام بعدی، تشکیل یک تیم کاری برای حل مساله است. اگر این امکان برای شما وجود دارد، سعی کنید تیمی متشکل از دیدگاه ها و تخصص های مختلف ایجاد کنید. این موضوع به شما کمک می کند تا طیف وسیعی از نظرات، مهارت ها و تجارب مختلف را در اختیار داشته باشید. اعضای انتخابی تیم باید با فرآیندهای مورد نظر آشنایی کامل و سهم زیادی در حل و فصل مسائل آن داشته باشند. اگر بتوانید افراد را به طور داوطلبانه به عضویت این تیم درآورید میزان انگیزه و مشارکت آنها دوچندان خواهد شد. به یاد داشته باشید در اختیار داشتن تیمی متشکل از افرادی با دیدگاه های مختلف می تواند دستاوردها و راه حل های خلاقانه تری برای حل مسائل ارائه کند.
 
گام سوم مساله را شفاف کنید.(Clarify)
قبل از شروع کار برای حل مساله، باید صورت مساله برای اعضا به وضوح و جزئیات توضیح داده شود. یک تیم حل مساله شاید توان خوردن یک «فیل بزرگ» را نداشته باشد، اما وقتی همان فیل به تکه های کوچک تر تقسیم شود، تیم به راحتی می تواند از عهده آن برآید. برای شکست مساله می توانید از ابزارهایی مانند نمودارهای تجزیه و تحلیل استفاده کنید. برای شفاف کردن مساله می توانید با استفاده از سوالات زیر بیانیه صورت مساله را تهیه کنید:
• چه کسانی بر این مساله تاثیرگذارند؟
• دقیقا چه اتفاقی رخ داده است؟
• محل رخداد مساله کجا است؟
 
گام چهارم مساله را درک کنید. (Understand)
پس از برداشتن گام مهم تهیه بیانیه مساله، اعضای تیم را برای گردآوری اطلاعات و درک کامل مساله بسیج کنید. اختصاص زمان بیشتر به این مرحله بسیار مهم است چرا که درک عمیق تر مساله می تواند موجب شود تا با اعمال یک تغییر درست، یک بهبود اساسی در مساله به وجود آید. در این گام می توانید از طوفان ذهنی برای درک بهتر مساله استفاده کنید.
 
گام پنجم یک راه حل انتخاب کنید. (Solution)
مرحله نهایی ابزار FOCUS، انتخاب راه حل است. پس از اینکه سناریوهای مختلف برای حل یک مساله را ایجاد کردید زمان آن است که تصمیم گیری و بهترین راه حل را انتخاب کنید. برای این کار می توانید از تکنیک های مختلف تصمیم گیری استفاده کنید.
 
ابزار مدل FOCUS با وجود سادگی روش، در صورت تمرکز و اجرای صحیح، می تواند روشی کارآمد و اثربخش در حل مسائل و مشکلات سازمانی باشد. به یاد داشته باشید که کشف فرصت های یادگیری، هنگام حل مسائل، رمز اصلی موفقیت مدیران و سازمان ها به شمار می رود؛ زیرا با بهره گیری از این فرصت ها است که نتایج سودمندی به دست می آید در حالی که با حل مساله فقط وضعیت به شکل عادی باز می گردد.
کلمات کلیدی

آی هوش: گنجینه دانستنی ها و معماهای هوش و ریاضی

نظراتی که درج می شود، صرفا نظرات شخصی افراد است و لزوماً منعکس کننده دیدگاه های آی هوش نمی باشد.
آی هوش: مرجع مفاهیم هوش و ریاضی و انواع تست هوش، معمای ریاضی و معمای شطرنج
 
در زمینه‌ی انتشار نظرات مخاطبان، رعایت برخی موارد ضروری است:
 
-- لطفاً نظرات خود را با حروف فارسی تایپ کنید.
-- آی هوش مجاز به ویرایش ادبی نظرات مخاطبان است.
-- آی هوش از انتشار نظراتی که در آنها رعایت ادب نشده باشد معذور است.
-- نظرات پس از تأیید مدیر بخش مربوطه منتشر می‌شود.
 
 
 
 

نظر شما

پرطرفدارترین مطالب امروز

قواعد بخش پذیری بر اعداد  1 تا 20
آموزش ریاضی: تدریس مفهوم کسر
چگونه به کلاس اولی‌ها کمک کنیم؟
سیستم عدد نویسی رومی
اتحادهای ریاضی
آزمون های وکسلر
5 تکنیک برای افزایش تمرکز کودکان در کلاس درس
اختلالات ریاضی و راه های درمان آن
همه چیز درباره هوش مصنوعی به زبان ساده